O que é Gestão de Conteúdo Empresarial? 5 Melhores Ferramentas ECM

Mais de 75% dos adultos empregados trabalham remotamente em 2025.

Com um número tão grande, está se tornando cada vez mais difícil gerenciar os documentos de uma empresa de forma eficaz.

Se você ainda está tendo dificuldades para gerenciar fluxos de trabalho complexos e lidar com documentos desatualizados, a gestão de conteúdo empresarial é a solução.

O que é gestão de conteúdo empresarial?

A gestão de conteúdo empresarial, ou ECM, é um conjunto de ferramentas e estratégias desenvolvidas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregar o conteúdo e os documentos da sua empresa.

Um ECM funciona de forma semelhante a um DMS, porém é um sistema muito mais complexo e abrangente, mais adequado para empresas maiores.

O ECM ajuda as organizações a reduzir ineficiências, garantir conformidade regulatória e transformar dados brutos em conhecimento aplicável.

Um ECM irá gerenciar e processar seus documentos durante todo o seu ciclo de vida e os manterá em arquivos digitais pelo tempo que você precisar deles, até que você deseje destruí-los automaticamente.

Com o seu sistema de gestão de conteúdo empresarial, você pode configurar fluxos de trabalho complexos para que seus documentos transitem de forma ágil e automática entre diferentes departamentos.

Esses recursos permitem que as organizações realizem processos de negócios, como aprovação de contratos, processamento de faturas ou revisão de políticas, roteando documentos por caminhos predefinidos, notificando as partes envolvidas em cada etapa e escalando atrasos quando necessário.

Os ECMs facilitam a captura de documentos, pois é possível reunir conteúdo de diferentes fontes e formatos.

Isso pode incluir documentos em papel digitalizados por sistemas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), documentos eletrônicos ou formulários, e-mails, conteúdo web e redes sociais.

A Gestão de Conteúdo Empresarial transforma silos de informação em um ecossistema de conhecimento coeso, seguro e eficiente.

Um ECM às vezes pode ser confundido com um CMS, um sistema de gestão de conteúdo. No entanto, essas ferramentas têm objetivos bem diferentes.

Enquanto um ECM é uma estratégia e sistema abrangentes para gerenciar todo o conteúdo da sua organização, um CMS é criado para criar, gerenciar e publicar conteúdo.

Ou seja, seu ECM lida com conteúdo interno (contratos, documentos digitalizados, e-mails ou dossiês) e seu CMS lida com conteúdo externo (páginas da web, posts de blog, artigos, postagens em redes sociais).

IA e ECMs

Diferente dos DMSs, a IA tem um papel significativo nos ECMs.

Um ECM integra tecnologias como machine learning, processamento de linguagem natural (PLN) e visão computacional.

Graças à IA, os ECMs conseguem obter maior precisão de dados e decisões inteligentes. Isso permite que os negócios avancem além da gestão tradicional de documentos, oferecendo serviços inteligentes de conteúdo que apoiam resultados de negócio de forma proativa.

Sistemas ECM tradicionais exigiam que os usuários classificassem e etiquetassem os documentos manualmente. Agora, ferramentas impulsionadas por IA podem reconhecer automaticamente tipos de documentos, extrair metadados importantes e classificar conteúdos usando algoritmos de aprendizado de máquina.

Em vez de depender somente de regras e fluxos de trabalho predefinidos, sistemas de IA podem aprender com padrões anteriores para otimizar processos.

Por exemplo, a IA pode prever gargalos em aprovações ou sugerir o caminho mais rápido de encaminhamento com base em resultados anteriores.

A IA transforma a forma como conteúdos são capturados, categorizados, analisados e utilizados, permitindo que plataformas ECM ofereçam uma gestão de informação mais inteligente, rápida e segura.

Que tipos de conteúdo um ECM gerencia?

O ECM pode gerenciar todos os documentos da sua empresa, incluindo dados estruturados, semiestruturados e não estruturados.

Dados estruturados

Documentos que já estão organizados em bancos de dados e podem ser acessados e entendidos facilmente por outras equipes.

Embora sistemas ECM sejam voltados principalmente para a gestão de documentos e conteúdos, eles podem interagir com dados estruturados através da integração com sistemas empresariais como ERP, CRM e bancos de dados.

Os dados estruturados normalmente são gerenciados fora do ECM, em bancos de dados relacionais, mas o ECM os utiliza para enriquecer o conteúdo por meio de metadados, indexação e busca.

Por exemplo, dados estruturados como números de fatura, IDs de clientes ou datas de contrato podem ser vinculados a documentos armazenados no ECM, possibilitando buscas e recuperações avançadas.

Dados semiestruturados

Dados semiestruturados não estão totalmente organizados, mas ainda podem ser identificados por meio de tags, cabeçalhos ou outros elementos semelhantes.

Exemplos incluem arquivos XML, documentos JSON, e-mails e arquivos de log. Apesar de não serem tão rígidos quanto os dados estruturados, possuem alguma estrutura, o que permite análise e transformação, sendo especialmente úteis para aplicações que exigem flexibilidade e escalabilidade sem perder o contexto dos dados.

Plataformas ECM utilizam ferramentas de análise de conteúdo, extração de metadados e indexação para compreender e gerenciar esses dados.

Por exemplo, um sistema ECM pode extrair automaticamente informações de remetente, linhas de assunto e datas de e-mails ou interpretar tags XML para categorizar documentos.

Dados não estruturados

Dados não estruturados são informações brutas e desorganizadas, onde os sistemas ECM mostram todo seu potencial.

Podem ser grandes textos ou imagens que são mais complexos de armazenar, analisar e recuperar, mas que oferecem contexto, conhecimento e insights.

Incluem documentos de texto, imagens digitalizadas, arquivos multimídia e correspondências.

Plataformas ECM utilizam OCR, PLN e indexação baseada em IA para analisar e extrair significado desses dados. Em seguida, aplicam metadados, controle de versões, permissões de acesso e automação de fluxos de trabalho, tornando esse conteúdo fácil de encontrar, seguro e gerenciável.

Por exemplo, um contrato digitalizado pode ser processado por OCR, receber metadados, ser encaminhado para aprovação e armazenado segundo requisitos legais.

	Dados estruturados	Dados semiestruturados	Dados não estruturados
Formato	Tabelas	XML ou JSON	Texto livre, imagens, áudio, vídeo e documentos
Exemplos em um ECM	Registros de inventário, transações financeiras, informações de clientes em bancos de dados.	E-mails (com cabeçalhos identificáveis), arquivos de configuração XML/JSON, arquivos de log com entradas etiquetadas.	Documentos corporativos, PDFs, imagens digitalizadas, arquivos multimídia, e-mails sem formatação, etc.
Casos de uso do ECM	Integração de dados transacionais em sistemas de BI, geração de relatórios, apoio a operações transacionais	Arquivamento e gestão de e-mails, processamento de faturas, captura de dados, arquivamento de metadados de documentos	Gestão de documentos, gestão de ativos digitais, retenção de registros, arquivamento para conformidade,

5 funções da gestão de conteúdo empresarial

O principal objetivo de um ECM é gerenciar os dados da sua empresa. Porém, vai além disso.

A gestão de conteúdo empresarial oferece 5 funções principais:

• Captura
• Armazenamento
• Gestão
• Entrega
• Preservação

1. Captura

A captura de documentos ou conteúdo é o processo no qual você reúne seus dados.

Você pode capturar seus documentos no ECM por meio da digitalização de documentos, formulários eletrônicos e importações automáticas de outros servidores e pastas compartilhadas.

O objetivo é ter todos os documentos em uma única plataforma que servirá como fonte de verdade para toda a empresa.

Sistemas ECM oferecem OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para extrair dados dos documentos capturados e analisar seus conteúdos para adicionar tags de metadados.

2. Armazenamento

Uma vez capturados, seus documentos são armazenados em segurança em arquivos digitais (ou repositórios).

Seu ECM armazenará todos os seus documentos pelo tempo que você decidir e permitirá acesso apenas àqueles que tiverem permissão, adicionando uma camada de segurança e reduzindo o risco de violações de segurança e perda de documentos.

3. Gestão

Seu ECM armazena seus documentos de maneira eficaz, mas vai além do simples armazenamento.

Sistemas ECM categorizam e gerenciam todos os seus documentos por metadados, tags e recursos avançados de indexação, facilitando a filtragem e o acesso ao arquivo que você precisa.

Essa função é, talvez, a mais visível para os usuários finais e impacta diretamente a eficiência de suas tarefas diárias.

Sistemas ECM também oferecem controle de versões, trilhas de auditoria, permissões de acesso e processos de check-in/check-out de documentos.

Seus documentos podem ser recuperados por mecanismos avançados de busca, incluindo busca em texto completo, consultas baseadas em metadados e busca semântica com IA. Você pode localizar rapidamente documentos relevantes.

Uma gestão eficaz também inclui vinculação de documentos, mapeamento de relacionamentos e integração com fluxos de trabalho.

4. Entrega

A função de entrega se concentra em tornar o conteúdo acessível aos membros certos da equipe.

Sistemas ECM oferecem recursos para distribuição segura de documentos, podendo ser automatizada em fluxos de trabalho. Documentos serão enviados automaticamente para cada membro exatamente quando necessário. Por exemplo, após um contrato ser assinado e carimbado pelo CEO, ele pode ser enviado de volta automaticamente ao RH.

Com fluxos de trabalho, o conteúdo é roteado para aprovação, revisão ou ação com base em regras pré-definidas. Sistemas ECM também podem gerar alertas, relatórios ou resumos para apoiar decisões e manter os fluxos em andamento.

Além disso, o conteúdo pode ser entregue em várias plataformas e dispositivos, apoiando acesso remoto, uso móvel e colaboração entre departamentos ou regiões geográficas.

A integração com e-mail, drives em nuvem ou aplicativos corporativos garante um fluxo contínuo de conteúdo pela organização.

5. Preservação

Chega um momento em que determinados documentos deixam de ser relevantes, atingem seu final ou precisam ser armazenados por muito tempo até serem necessários novamente (auditorias, rescisão de contrato…)

Seu ECM pode preservar informações essenciais, arquivar registros desatualizados mas necessários e excluir com segurança dados obsoletos ou não conformes.

A preservação garante que registros importantes, como contratos, documentos legais ou históricos, sejam mantidos em segurança por motivos legais ou estratégicos. Sistemas ECM oferecem armazenamento imutável, assinaturas digitais e registros de acesso para garantir conformidade com normas como GDPR, HIPAA ou ISO.

O arquivamento move conteúdos inativos para armazenamento de longo prazo, reduzindo o acúmulo no sistema sem perder arquivos antigos. Isso melhora o desempenho do sistema e apoia as políticas de retenção de dados.

A exclusão é feita conforme cronogramas de retenção e políticas organizacionais, garantindo que o conteúdo não seja mantido por mais tempo que o necessário.

Melhores recursos de um ECM

Sistemas ECM controlam todos os seus documentos e conteúdos desde o momento em que são capturados.

A gestão de conteúdo empresarial oferece uma variedade de recursos avançados que ajudam sua empresa a aproveitar cada documento, aumentando a eficiência.

Alguns dos nossos recursos favoritos incluem:

Trilhas de auditoria e segurança

Um dos melhores recursos dos ECMs são as camadas de segurança que você pode adicionar para proteger a confidencialidade dos documentos.

Em cada documento ou arquivo você pode definir conjuntos de papéis e permissões, garantindo que apenas usuários autorizados acessem cada conteúdo.

Além disso, os ECMs monitoram todas as ações dos usuários para responsabilidade e auditorias de conformidade.

Fluxos de trabalho automatizados

Fluxos de trabalho automatizados reduzem transferências manuais e o risco de erro humano. Com fluxos de trabalho automáticos, há garantia de processos mais rápidos, menos prazos perdidos e uma visão detalhada do status, atualizações e prazos dos documentos.

Um construtor visual de fluxos com interface arraste-e-solte permite a criação de fluxos complexos sem conhecimento de programação.

Gestão de documentos

Os sistemas ECM armazenam e gerenciam seus documentos em todo o seu ciclo de vida em um hub centralizado disponível para toda equipe relevante.

Além disso, seu ECM rastreia alterações feitas nos documentos para que sua equipe sempre tenha acesso à versão mais atual e relevante, evitando cópias obsoletas.

Sistemas ECM suportam cronogramas de retenção baseados em tipos de documento ou atributos de metadados, acionando automaticamente arquivamento ou exclusão seguindo as políticas.

Seus registros serão mantidos pelo tempo exigido por lei, enquanto informações obsoletas ou redundantes serão descartadas com segurança.

Indexação avançada e marcação de metadados

Indexação avançada e marcação de metadados em sistemas ECM atribuem informações detalhadas e estruturadas aos seus arquivos. Incluindo palavras-chave, datas, categorias, clientes, localizações e qualquer outro dado relevante para categorizar e recuperar seus documentos.

O OCR (reconhecimento óptico de caracteres) converte imagens digitalizadas ou PDFs em dados legíveis por máquina, permitindo ao ECM extrair e etiquetar metadados automaticamente de documentos físicos ou manuscritos.

Entrega de documentos e colaboração

Sistemas ECM tornam a colaboração entre membros da equipe muito mais fluida, facilitando a entrega de documentos entre departamentos.

Através de portais web, apps móveis ou integrações com outras ferramentas de produtividade, é possível revisar, anotar e coeditar documentos em tempo real, não importa onde os membros estejam (útil especialmente para empresas com colaboradores remotos!).

Acesso móvel

A maioria dos ECMs populares oferece interfaces amigáveis para dispositivos móveis, permitindo acesso aos documentos a qualquer hora.

Como implementar um sistema ECM

Sistemas ECM costumam ser ferramentas simples que podem ser implementadas com facilidade.

No entanto, há 5 etapas a considerar antes de dar esse passo.

1. Defina a forma de implementação do seu ECM

Você pode hospedar seu ECM na nuvem, localmente ou de forma híbrida (ou seja, na nuvem e localmente).

Isso dependerá do quão sensível é o conteúdo da sua empresa.

Recurso	ECM em Nuvem	ECM Local	ECM Híbrido
Implementação	Hospedado por provedor terceirizado	Instalado em servidores locais	Combinação de nuvem e servidores locais
Acessibilidade	Acessível de qualquer lugar online	Limitado à rede interna	Acessível tanto online quanto localmente
Manutenção	Gerenciado pelo provedor	Gerenciado pela TI interna	Responsabilidade compartilhada
Escalabilidade	Alta escalabilidade	Limitado pela infraestrutura local	Escalabilidade moderada

Para governos, manufatura, construção (e muitos outros), um ECM em nuvem é uma solução perfeita, pois toda a informação ficará no mesmo lugar e você evita riscos de perda em catástrofes.

ECMs em nuvem funcionam particularmente bem em grandes organizações com funcionários remotos, pois não exigem configuração manual e há colaboração sem barreiras globalmente.

2. Planeje o tipo de conteúdo que você irá gerenciar

É importante saber quais tipos de conteúdo sua empresa terá para planejar fluxos de trabalho e categorias iniciais.

Lembre-se que a configuração inicial não precisa ser definitiva, podendo ser ampliada conforme a necessidade.

Garanta que o seu plano e o ECM escolhido sejam escaláveis para que o sistema cresça com o negócio.

3. Defina papéis e permissões

Nem todo mundo na empresa terá acesso a todo conteúdo.

É importante decidir quem poderá visualizar, imprimir, enviar ou editar, quem só poderá visualizar e quem não terá acesso.

As permissões podem ser ajustadas com o tempo, mas não definir limites claramente desde o início pode gerar falhas de segurança e vazamento de dados.

4. Integre com outros sistemas

Verifique se sua pilha de ferramentas atual se integra ao ECM para facilitar a migração e captura de dados.

Isso pode incluir CRM, e-mail, ferramentas de produtividade (como Microsoft Office), RH, bancos de dados ou outros serviços de armazenamento em nuvem, entre outros.

5. Implemente e monitore

Quando estiver pronto, lance seu ECM. Você pode fazer isso de uma vez ou em grupos de teste, ensinando as equipes gradualmente ou migrando certos tipos de informação antes de incluir tudo.

Migre todas as informações (ou os dados relevantes na fase) do sistema atual e garanta que tudo funcione sem problemas.

Durante o período inicial, monitore as trilhas de auditoria com atenção para ajustes conforme necessário.

Benefícios da gestão de conteúdo empresarial

Você pode pensar que pode gerenciar seus documentos com outros sistemas obsoletos, mas investir em uma gestão de conteúdo empresarial pode trazer muitos benefícios à sua empresa, todos resultando no sucesso do seu negócio.

Cumprimento de regulamentos e segurança

Como já mencionamos, sistemas ECM oferecem recursos de segurança personalizáveis, papéis e permissões.

Esses controles ajudam a evitar vazamentos, acessos não autorizados e uso indevido, enquanto permitem acesso seguro ao conteúdo de qualquer lugar ou dispositivo por usuários autorizados.

ECMs ajudam organizações a cumprir regulamentos do setor, leis de proteção de dados (por exemplo, GDPR, HIPAA) e padrões internos de governança.

Garantem armazenamento seguro, controle de acesso, trilhas de auditoria e políticas de retenção.

• Compartilhamento de uma única fonte de informação

Ter documentos dispersos por diferentes plataformas pode (e vai) gerar caos.

Se não houver um sistema de gestão de conteúdo em toda a empresa, é provável que cada colaborador armazene documentos em seus próprios servidores ou sistemas, levando a informações desatualizadas e conflitantes.

Com um ECM, todos terão acesso à mesma informação atualizada.

Maior colaboração da equipe

Ter os mesmos dados significa estar alinhado. Especialmente útil em reuniões e na tomada de decisões.

Sistemas ECM suportam compartilhamento em tempo real, coautoria e controle de versões, permitindo colaboração eficiente.

Com acesso controlado e comentários integrados, o ECM proporciona transparência, trabalho em equipe e previne duplicidade ou conflitos de versões.

Além disso, graças às trilhas de auditoria, é fácil acompanhar o andamento da equipe e as ações realizadas sem precisar perguntar constantemente.

Melhoria na eficiência e processos de decisão

Sistemas ECM aumentam a eficiência eliminando tarefas manuais como arquivamento ou busca exaustiva por documentos.

Com arquivos digitais centralizados, os documentos estão sempre a poucos cliques de distância.

Também é possível editar documentos sem sair do ECM, economizando tempo e evitando perda de informações.

A automação acelera processos como aprovação de faturas, onboarding de RH e revisões contratuais, permitindo maior produtividade e menos erros.

O acesso rápido e preciso ao conteúdo agiliza decisões.

A busca, categorização e análise de conteúdo garantem que informações críticas estejam sempre disponíveis.

Implementação de sistema escalável

Sistemas ECM são criados para crescer junto com a organização.

Seu sistema pode ser facilmente adaptado para lidar de centenas a milhões de documentos em diferentes localizações, sem precisar alterar completamente fluxos de trabalho ou investir recursos adicionais.

Soluções em nuvem agregam flexibilidade, com acesso remoto, uso móvel e opções híbridas.

5 melhores ferramentas ECM

Se você ainda está em dúvida sobre qual ECM é o ideal para sua empresa, selecionamos 5 dos nossos sistemas de gestão de conteúdo empresarial favoritos e mais populares para ajudar na escolha.

1. Dokmee

Avaliação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.5/5 | Capterra: 4.7/5

Visão geral

Dokmee ECM é uma solução sólida de gestão de conteúdo empresarial, criada para gerenciar todos os seus documentos com captura automatizada, fluxos de trabalho, segurança avançada e colaboração aprimorada.

Dokmee pode ser usado em qualquer setor, disponível em nuvem ou local, atendendo empresas de todos os portes buscando gestão eficiente de documentos.

Outros recursos incluem:

• Designer de fluxo de trabalho drag-and-drop
• ECM móvel
• Contador de páginas
• Software de chat com IA
• Software de formulários eletrônicos

✅ Prós

• Interface amigável
• Demo gratuita
• Escalável

❌ Contras

• Recursos de IA em desenvolvimento
• Fluxos de trabalho complexos podem exigir suporte

2. Laserfiche

Avaliação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.7/5 | Capterra: 4.5/5

Visão geral

Laserfiche é uma plataforma ECM que oferece gestão inteligente de conteúdo e automação de processos de negócio.

Laserfiche oferece recursos de gerenciamento de documentos, incluindo armazenamento seguro, controle de versão e marcação com metadados.

A plataforma inclui ainda formulários eletrônicos para captação de dados, gestão de registros e análise de processos para monitorar e otimizar operações.

Porém, os usuários devem considerar a curva de aprendizado e avaliar custos, especialmente se houver necessidade de add-ons ou implantação em nuvem.

Fonte: G2

✅ Prós

• Fluxos de trabalho personalizados
• Automação poderosa

❌ Contras

• Não é possível vincular processos de negócio separados
• Preço elevado
• Falta de integrações

3. DocuWare

Avaliação ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Visão geral

DocuWare é um ECM e DMS que oferece armazenamento e gestão de documentos simplificados.

DocuWare oferece armazenamento seguro, controle de versões e trilhas de auditoria. Você pode localizar seus documentos graças aos metadados e recursos avançados de busca.

Seus melhores recursos incluem recuperação intuitiva, integração e automação de fluxo de trabalho personalizável.

Fonte: G2

✅ Prós

• Acesso móvel
• Busca avançada

❌ Contras

• Sem acesso offline
• Caro, especialmente para licenças em nuvem

4. M-Files

Avaliação ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.3/5 | Capterra: 4.4/5

Visão geral

M-Files é uma plataforma ECM inteligente com arquitetura baseada em metadados, permitindo localizar documentos por contexto.

A plataforma suporta automação de fluxos e integra-se a sistemas empresariais como Microsoft 365, Salesforce e SAP.

Inclui recursos como permissões baseadas em funções, trilhas de auditoria e controle de versões para proteger dados sensíveis e garantir conformidade.

Além disso, ferramentas com IA classificam conteúdos automaticamente e sugerem metadados, aumentando a precisão e eficiência.

M-Files está disponível nas versões local, nuvem ou híbrida.

Fonte: G2

✅ Prós

• IA generativa avançada
• Acesso offline

❌ Contras

• Interface desatualizada
• Suporte limitado a desktop Mac

5. DocStar ECM

Avaliação ⭐⭐⭐⭐

G2: 3.8/5 | Capterra: 4/5

Visão geral

DocStar ECM é um sistema ECM que ajuda organizações a digitalizar, organizar e automatizar o fluxo de documentos entre departamentos.

Permite capturar, indexar e armazenar documentos em um repositório central, tornando-os acessíveis por pesquisa avançada baseada em metadados e palavras-chave.

DocStar oferece controles de acesso, criptografia e trilhas de auditoria para ajudar na conformidade. O controle de versão e histórico de documentos garantem responsabilidade e reduzem o risco de erros.

O foco está na eficiência dos fluxos de trabalho e integração a aplicativos de negócio, especialmente automação de contas a pagar. Oferece ferramentas como captura inteligente de dados, formulários eletrônicos e roteamento baseado em regras para reduzir a intervenção manual em processos pesados de documentos.

Fonte: G2

✅ Prós

• Interface intuitiva via navegador
• Recuperação eficiente de documentos

❌ Contras

• Limitações de personalização
• Trava com grandes volumes de documentos ou fluxos de trabalho complexos

O ECM é a escolha certa para você?

Se você trabalha em setores como governo, manufatura, construção, RH, saúde ou similares, a resposta é com certeza.

Um ECM irá gerenciar todos os documentos da sua empresa em arquivos centralizados, permitindo que sua equipe trabalhe de forma integrada e com informações atualizadas.

Outros recursos que aumentam a eficiência do time incluem:

✔️ Fluxos de trabalho automáticos

✔️ Captura com IA

✔️ Trilhas de auditoria

✔️ Acesso móvel

Se você está pronto para levar sua gestão documental ao próximo nível, experimente uma demonstração gratuita com Dokmee.